Abrechnung

Standardmäßig wird eine Rechnung anhand der Bestell-ID in Phoca Cart erstellt. Die Bestell-ID ist eine Auto-Inkrement Nummer. Das bedeutet, dass sie automatisch in der Datenbank erstellt wird und eine eindeutige Nummer ist. Eine Nummernserie ändert sich nicht durch Löschen eines Elements, und gelöschte Nummern werden nicht ersetzt.

Aber die Abrechnung kann auch auf Jahres- oder Monatsbasis im Parameter 'Methode zum Erstellen von Rechnungsnummern' gesetzt werden.

Abrechnung - Parameter

Wenn der 'Methode zum Erstellen von Rechnungsnummern' Parameter auf Jahres- oder Monatsbasis gesetzt wurde,werden folgende zusätzliche Regeln angewendet:

  • Jedes Jahr oder jeder Monat beginnt mit eins (1).
  • Wenn die letzte Rechnung gelöscht wird, erhält die nächste Rechnung ihre Nummer.
  • Wenn eine frühere Rechnung gelöscht wird, bleibt ein Leerzeichen übrig.
  • Bestellnummern entsprechen nicht den Rechnungsnummern.
  • WICHTIG!: Der 'Rechnungsnummerformat' Parameter muß richtig gesetzt sein:
    • Jahresbasis - Variable {year} muss enthalten sein, um Kollisionen mit Rechnungsnummern eines anderen Jahres zu vermeiden, Beispiel: {prefix}{year}{orderid}{suffix}
    • Monatsbasis - Variable {year} und {month} muss enthalten sein, um Kollisionen mit Rechnungsnummern eines anderen Jahres und Monats zu vermeiden {prefix}{year}{month}{orderid}{suffix}
  • Das Präfix sollte keine Nummern enthalten, damit es nicht mit Jahr, Monat oder Bestellnummer in Konflikt steht.
  • Legen Sie die Abrechnungsmethode ('Methode zum Erstellen von Rechnungsnummern' Parameter) zu Beginn der Verwendung von Phoca Cart fest und ändern Sie sie während der Verwendung nicht.

Methode zum Erstellen von RechnungsnummernOf Creating Invoice Number

Dies gilt analog für folgende Parameter:

  • Methode zum Erstellen von Bestellnummern
  • Methode zum Erstellen von Quittungsnummern
  • Bestellnummer Format
  • Quittungsnummer Format
Seien Sie vorsichtig, Sie müssen das richtige Präfix für das Format der Bestell- / Quittungs- / Rechnungsnummer festlegen, damit die Nummern nicht doppelt oder in Konflikt stehen. Beispielsweise kann das Präfix nicht nur Zahlen enthalten, sodass es nicht mit automatisch erstellten Zahlen in Konflikt steht (möglicher Konflikt zwischen Jahres- / Monatsnummer und Präfixnummer).

'Rechnungsnummer basierend auf Auftragsstatus erstellen' Parameter

Wenn die Erstellung der Rechnungsnummer auf Jahres- oder Monatsbasis eingerichtet ist und für diesen Parameter der Auftragsstatus ausgewählt ist, wird die Rechnung erst erstellt, nachdem der Auftragsstatus geändert wurde.

Beispiel:

Der 'Rechnungsnummer basierend auf Auftragsstatus erstellen' Parameter wird auf: 'Vollendet' gesetzt.

Wenn die Bestellung bearbeitet wird, wird die Bestellnummer erstellt. Die Rechnungsnummer bleibt leer (sowie andere Rechnungsdetails - z. B. Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum der Rechnung usw.). Wenn sich der Rechnungsstatus in 'Vollendet' ändert, wird eine Rechnungsnummer erstellt.

Das bedeutet aber auch:

  • Die Rechnungsnummer kann vollständig von der Bestellnummer abweichen.
  • Es kann sogar vorkommen, dass die Bestellnummer 10 eine Rechnungsnummer 9 und die Bestellnummer 9 eine Rechnungsnummer 10 hat - dies hängt nicht von der Reihenfolge der Bestellungen ab, sondern von der zuerst vollendeten Bestellung (Bestellnummer 10 kann vor Bestellnummer 9 vollendet sein)
  • Sie können die formatierte Rechnungsnummer bearbeiten, nicht jedoch die interne Rechnungsnummer. Wenn Sie die formatierte Rechnungsnummer manuell eingeben, wird die interne Rechnungsnummer nicht erstellt und diese Nummer erhält im Grunde die folgende Reihenfolge (da die höchste letzte Rechnungsnummer automatisch erkannt wird).
  • Wenn die Rechnung als Anhang per Email gesendet werden soll und keine Nummer enthält (sie wurde noch nicht ausgestellt), ist die Rechnung nicht Teil der Email, da sie nicht vorhanden ist.
  • Wenn noch keine Rechnung ausgestellt wurde, können Variablen wie {invoicedate} (Rechnungsdatum), {invoiceduedate} (Rechnungsfälligkeitsdatum) or {invoicetimeofsupply} (Datum der steuerpflichtigen Lieferung) leer sein.

 

 

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